Che cos'è la gestione degli appalti di progetti e come eseguirla?

Questo articolo sul Project Procurement Management parla di una delle 10 aree di conoscenza del Project Management Framework. Inoltre mette in luce i vari processi, input, strumenti e output coinvolti in quest'area della conoscenza.

Beni, forniture e servizi sono il carburante che mantiene in movimento il processo di sviluppo del progetto. Se non sono di buona qualità o in quantità sufficiente, il progetto potrebbe non andare a buon fine. Quindi, per a , diventa necessariostabilire e mantenere relazioni con i fornitori al fine di eseguire un progetto senza problemi. È qui che entra in gioco il concetto di gestione degli appalti di progetto e aiuta un project manager a fornire un progetto di successo. Attraverso questo articolo,Ti darò una visione completa di come è fatto e quali sono i vari processi coinvolti in esso.

Di seguito sono riportati gli argomenti di cui parlerò in questo articolo sulla gestione degli appalti di progetti:





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Cominciamo con questo articolo.



Cos'è la gestione dell'approvvigionamento di progetto?

Secondo ,
La gestione dell'approvvigionamento di progetto include i processi necessari per acquistare o acquisire prodotti, servizi o risultati necessari dall'esterno del team di progetto

La gestione degli appalti di progetti è una delle dieci aree di conoscenza che funge da pilastro di supporto per . Il suo scopo principale è stabilire e mantenere un sano rapporto con i fornitori che forniscono beni e servizi per tutto il ciclo di vita del progetto. I rapporti con i venditori sono generalmente stabiliti e legalizzati tramite contratti. Assicura che i beni e i servizi richiesti vengano ricevuti al momento giusto e qualifica gli standard di qualità del progetto come dichiarato dall'organizzazione acquirente. Ciò aiuta notevolmente nella corretta esecuzione del processo di sviluppo del progetto e garantisce che il progetto soddisfi i suoi obiettivi. La gestione dell'approvvigionamento di progetto è anche parte integrante della gestione della catena di approvvigionamento.

Ora, potresti pensare, come funziona esattamente questo! Bene, la gestione dell'approvvigionamento del progetto segue un ordine logico in cui prima devi identificare ciò che devi contrattare e come lo farai. Una volta terminato, il passaggio successivo sarà inoltrare i requisiti del contratto ai venditori. Una volta che il tuo contratto è stato distribuito, i venditori iniziano a fare offerte. Ora, devi selezionare il migliore e finalizzare il contratto con loro. Quando inizia lo sviluppo del progetto, è necessario monitorare continuamente per garantire che il contratto sia correttamente seguito. Una volta completato il progetto, dovrai chiudere il file contrattare ed elaborare i documenti necessari.

Quindi, era tutto su come la gestione degli appalti deve essere fatta. Ma quali sono gli aspetti che deve contenere per fornire una giusta direzione allo sviluppo del progetto?



Di seguito ho curato un modello che un piano di approvvigionamento del progetto documenta:

  • L'elenco completo dei risultati da fornire sarà fornito dai contratti proposti.
  • Dovrebbero esserci strategie di gestione delle risorse sufficientemente efficaci per negoziare e gestire i contratti.
  • Il metodo di acquisizione selezionato deve essere chiaramente indicato.
  • Per la selezione di fornitori e venditori, è necessario menzionare le fasi chiave.
  • Fasi chiave del processo di selezione di fornitori e venditori.
  • Dovrebbe essere fornito un modello adeguato di finanziamento degli appalti.
  • Il campione del contratto di appalto deve essere presente.
  • A scopo di riferimento per l'approvazione e la garanzia della qualità, è necessario fornire anche la gestione del rischio.

Spero che ora abbiate una buona conoscenza di cosa sia esattamente la gestione degli acquisti di progetto. Andiamo ora oltre con questo articolo e vediamo come apporta vantaggi a un progetto.

Vantaggi della gestione degli acquisti

L'area di conoscenza della gestione degli appalti può beneficiare un progetto in molti modi. Ne ho elencati alcuni:

  • Aiuta a identificare i beni e i servizi necessari per il completamento del progetto con successo.
  • Fornisce ai fornitori un elenco completo degli ordini di acquisto e dei relativi problemi.
  • Fornisce tempi e metodi concordati per la consegna.
  • Aiuta nella revisione e nell'approvvigionamento di beni e servizi dai fornitori.
  • Convalida le tappe del contratto del fornitore e ne approva il pagamento.
  • Funge da riferimento che aiuta a rivedere le prestazioni del fornitore rispetto al contratto.
  • Aiuta a identificare e risolvere i problemi di prestazioni dei fornitori.
  • Funge da canale di comunicazione, che aggiorna lo stato del progetto al top management.

Processi di gestione dell'approvvigionamento di progetto

L'area di conoscenza della gestione degli appalti del progetto consiste in un totale di tre processi, di cui ho discusso in dettaglio di seguito.

Processi - Project Procurement Management - Edureks

1. Pianificare la gestione degli acquisti

La gestione del piano di approvvigionamento è il processo iniziale di gestione degli appalti di progetto . In questo processo, è necessario documentare varie decisioni di approvvigionamento, specificare l'approccio di approvvigionamento e identificare i venditori potenziali e di qualità. Questo processo viene eseguito di tanto in tanto nei punti predefiniti del ciclo di vita del progetto e aiuta a decidere se è necessario acquisire beni e servizi dall'esterno o meno. In caso di necessità, aiuta anche a identificare quali risorse devono essere acquisite e quando. I beni e servizi richiesti possono essere acquistati internamente (altre parti dell'organizzazione del progetto) o esternamente (fonti esterne).

Questo processo consiste in vari input, strumenti, tecniche e output che ho elencato nella tabella seguente:

Ingressi Strumenti e tecniche Uscite
  1. Piano di Project Management
    • Piano di gestione dell'ambito
    • Piano di gestione della qualità
    • Piano di gestione delle risorse
    • Scope Baseline
  2. Documenti di progetto
    • Elenco delle pietre miliari
    • Assegnazioni del team di progetto
    • Documentazione dei requisiti
    • Matrice di tracciabilità dei requisiti
    • Requisiti di risorse
    • Registro dei rischi
    • Registro delle parti interessate
  3. Fattori ambientali aziendali
  4. Asset dei processi organizzativi
  1. Giudizio esperto
  2. Raccolta di dati
    • Ricerca di mercato
  3. Analisi dei dati
    • Fai o acquista analisi
  4. Analisi della selezione della sorgente
  5. Riunioni
  1. Piano di gestione degli acquisti
  2. Strategia di approvvigionamento
  3. Documenti di offerta
  4. Dichiarazione di lavoro per gli appalti
  5. Criteri di selezione della sorgente
  6. Decisioni Make-or-Buy
  7. Stime dei costi indipendenti
  8. Cambia richieste
  9. Aggiornamenti dei documenti di progetto
    • Registro delle lezioni apprese
    • Elenco delle pietre miliari
    • Documentazione dei requisiti
    • Matrice di tracciabilità dei requisiti
    • Registro dei rischi
    • Registro delle parti interessate
  10. Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi

2. Condurre gli acquisti

Il secondo processo di gestione degli appalti del progetto è Condurre gli acquisti . In questo processo vengono raccolte le risposte di vari venditori, viene selezionato un venditore efficiente e, infine, viene curato un contratto. Questo processo viene eseguito durante tutto il progetto dopo determinati intervalli di tempo e aiuta a identificare un venditore qualificato e quindi a procedere con la definizione degli accordi legali per il processo di consegna.

Ho elencato gli input, gli strumenti, le tecniche e gli output coinvolti di questo processo nella tabella seguente:

Ingressi Strumenti e tecniche Uscite
  1. Piano di Project Management
    • Piano di gestione dell'ambito
    • Piano di gestione dei requisiti
    • Piano di gestione delle comunicazioni
    • Piano di gestione del rischio
    • Piano di gestione degli acquisti
    • Piano di gestione delle configurazioni
    • Baseline dei costi
  2. Documenti di progetto
    • Registro delle lezioni apprese
    • Programma del progetto
    • Documentazione dei requisiti
    • Registro dei rischi
    • Registro delle parti interessate
  3. Documentazione sugli acquisti
  4. Proposte del venditore
  5. Fattori ambientali aziendali
  6. Asset dei processi organizzativi
  1. Giudizio esperto
  2. Pubblicità
  3. Conferenze degli offerenti
  4. Analisi dei dati
    • Valutazione della proposta
  5. Abilità interpersonali e di squadra
    • Negoziazione
  1. Venditori selezionati
  2. Accordi
  3. Cambia richieste
  4. Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
    • Piano di gestione dei requisiti
    • Piano di gestione della qualità
    • Piano di gestione delle comunicazioni
    • Piano di gestione del rischio
    • Piano di gestione degli acquisti
    • Scope Baseline
    • Pianificazione di base
    • Baseline dei costi
  5. Aggiornamenti dei documenti di progetto
    • Registro delle lezioni apprese
    • Documentazione dei requisiti
    • Matrice di tracciabilità dei requisiti
    • Calendari delle risorse
    • Registro dei rischi
    • Registro delle parti interessate
  6. Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi

3. Controllo degli acquisti

Il terzo e ultimo processo di questa area di conoscenza è Controllo degli acquisti . In questo processo vengono gestiti i rapporti di acquisto, viene monitorata accuratamente la loro esecuzione dei contratti, vengono apportati gli opportuni adeguamenti e modifiche e infine i contratti vengono chiusi. Questo processo può essere eseguito in qualsiasi punto del file secondo necessità. Aiuta a garantire che le prestazioni di entrambe le parti coinvolte (acquirenti e venditori) siano all'altezza dei requisiti del progetto, come stabilito negli accordi legali.

Il processo di controllo degli acquisti coinvolge vari input, strumenti, tecniche e output che ho elencato nella tabella seguente:

Ingressi Strumenti e tecniche Uscite
  1. Piano di Project Management
    • Piano di gestione dei requisiti
    • Piano di gestione del rischio
    • Piano di gestione del cambiamento
    • Pianificazione di base
  2. Documenti di progetto
    • Registro delle assunzioni
    • Registro delle lezioni apprese
    • Elenco delle pietre miliari
    • Rapporti sulla qualità
    • Documentazione dei requisiti
    • Matrice di tracciabilità dei requisiti
    • Registro dei rischi
    • Registro delle parti interessate
  3. Accordi
  4. Documentazione sugli acquisti
  5. Richieste di modifica approvate
  6. Dati sulle prestazioni di lavoro
  7. Fattori ambientali aziendali
  8. Asset dei processi organizzativi
  1. Giudizio esperto
  2. Amministrazione sinistri
  3. Analisi dei dati
    • Revisioni delle prestazioni
    • Analisi del valore realizzato
    • Analisi delle tendenze
  4. Ispezione
  5. Audit
  1. Acquisti chiusi
  2. Informazioni sulle prestazioni di lavoro
  3. Aggiornamenti della documentazione di approvvigionamento
  4. Cambia richieste
  5. Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
    • Piano di gestione del rischio
    • Pianificazione di base
    • Baseline dei costi
  6. Aggiornamenti dei documenti di progetto
    • Registro delle lezioni apprese
    • Requisiti di risorse
    • Matrice di tracciabilità dei requisiti
    • Registro dei rischi
    • Registro delle parti interessate
  7. Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi

Con questo, arriviamo alla fine di questo articolo sulla gestione degli acquisti di progetto. Ci sono 10 aree di conoscenza nel quadro di gestione del progetto e la gestione degli acquisti era solo una di queste. Se desideri saperne di più su o , puoi controllare il mio ' anche.

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