Secondo un sondaggio condotto da PMI, è stato scoperto che a causa di comunicazioni inefficaci, un progetto su cinque non ha successo. Per garantire a successo un project manager deve curare un'efficace gestione della comunicazione del progetto. In questo articolo sulla gestione della comunicazione del progetto, ti fornirò una panoramica completa di come viene stabilita la comunicazione sistematica in un progetto e quali sono i vari processi coinvolti in esso.
Di seguito sono riportati gli argomenti che tratterò in questo articolo sulla gestione del tempo del progetto:
- Cos'è il Project Communication Management?
- Vantaggi della gestione della comunicazione
- Processi di gestione della comunicazione di progetto
Per padroneggiare tutti i concetti di Project Management, puoi consultare il nostro strutturato programma, dove sarai guidato dal istruttori.
Cos'è il Project Communication Management?
Project Communication Management, secondo ,
La gestione delle comunicazioni di progetto include i processi necessari per garantire che le esigenze di informazione del progetto e dei suoi stakeholder siano soddisfatte attraverso lo sviluppo di artefatti e l'implementazione di attività progettate per ottenere uno scambio di informazioni efficace.
È una delle dieci aree di conoscenza chiave che getta le basi del framework di Project Management e svolge un ruolo importante nel mantenere l'intero team di progetto sulla stessa pagina. Senza una corretta gestione della comunicazione, il tutto può sgretolarsi in quanto la mancanza di comunicazione può causare l'interruzione in vari processi. Ciò può ulteriormente avere un effetto negativo sul deliverable finale e quindi portare a un progetto non riuscito.
Gestione delle comunicazioni di progetto copre varieprocessi che assicurano che le informazioni di progetto corrette siano fornite ai team corretti e al momento giusto. Una comunicazione efficace aiuta a stabilire una relazione sana tra diversi stakeholder con diversi background culturali e organizzativi, livelli di competenza, interessi e prospettive. Tutti insieme possono influenzare l'esecuzione del progetto e il prodotto finale.Il processo completo di gestione delle comunicazioni di progetto è un'aggregazione di due parti:
- Il prima parte si occupa dello sviluppo di una strategia che assicuri un efficace sistema di comunicazione per gli stakeholder.
- Il seconda parte mira a svolgere le attività necessarie per l'attuazione delle strategie di comunicazione.
In media, un project manager dedica circa l'85-90% del tempo totale del suo progetto alla comunicazione. Quindi per a , il mantenimento di un flusso di comunicazione efficace diventa molto importante. Per fare ciò, deve decidere una strategia di progetto all'inizio del progetto e seguirla per tutto il ciclo di vita del progetto. Alcuni dei più consigliati che aiutano a stabilire una comunicazione efficace sono elencati di seguito:
- Ascolto attivo forte
- Scrittura competente
- Capacità di parlare fluentemente
- Interrogare ed esplorare idee
- Stabilire e gestire le aspettative
- Motivare la squadra a diventare e rimanere impegnati
- Guida il team per migliorare le prestazioni
- Risoluzione del conflitto
- Capacità di riassumere e ribadire
- Identifica il passaggio successivo più efficiente
Insieme alle competenze sopra elencate, un project manager deve anche seguire il 5 C's di comunicazione che aiuterà a creare una comunicazione ininterrotta e sistematica durante tutto il progetto. Queste cinque C sono:
configurare eclipse per java
In termini di , la comunicazione può essere di vari tipi:
- Comunicazione scritta: È una delle forme di comunicazione più precise che viene trasmessa tramite un mezzo di corrispondenza. Può essere ulteriormente suddiviso in due forme:
- Formale scritto: Carta del progetto, dichiarazione dell'ambito, piano del progetto, WBS, stato del progetto, questioni complesse, comunicazioni relative al contratto, promemoria ecc.
- Informale scritto: e-mail, note, lettere, comunicazioni regolari con i membri del team ecc.
- Comunicazione orale: Questo tipo di comunicazione ha un alto grado di flessibilità attraverso il contatto personale, il team si incontra, il telefono, ecc. Può essere ulteriormente classificato in due forme:
- Formale orale: Presentazioni, discorsi, trattative ecc.
- Informale Orale: Conversazione con i membri del team, riunioni di progetto, conversazioni in sala pausa o in sala di guerra, ecc.
- Comunicazione non verbale: È la forma di comunicazione più semplice e circa il 55% della comunicazione avviene in questa forma.Esempi generali di questo tipo di comunicazione sono le espressioni facciali, i movimenti delle mani, il tono della voce mentre si parla, ecc.
Spero che ora tu abbia una migliore comprensione di cosa sia la gestione della comunicazione del progetto. Nella sezione successiva, parlerò di come la gestione della comunicazione avvantaggia un'organizzazione.
Vantaggi della gestione della comunicazione
- Aspettative: Il piano di comunicazione del progetto aiuta a stabilire gli standard su come e quando la comunicazione dovrebbe avvenire.Ciò aiuta un manager a mantenere il controllo del progetto e ad assicurare che tutti gli stakeholder ricevano le informazioni richieste.
- Consistenza: Con un piano di comunicazione adeguato, un project manager diventa più coerente nella gestione delle attività del progetto. Inoltre, fornisce ai membri del team una direzione in base alla quale possono comunicare in modo coerente con il resto del team e le parti interessate.
- Produttività: Un efficiente piano di gestione del progetto mantiene tutti i membri del team ben informati sugli avvenimenti del progetto. In questo modo sono sempre dotati delle informazioni di cui hanno bisogno invece di interrompere il lavoro e cercare le informazioni mancanti.
- Risultato: Stabilisce un canale di comunicazione corretto e chiaro tra il team e gli stakeholder che garantisce che il team lo sappiaesattamente ciò che le parti interessate desiderano, necessitano e si aspettano dall'output del progetto.
- Comunicazione controllata: La gestione della comunicazione garantisce inoltre che le informazioni giuste vengano fornite alle persone giuste e al momento giusto. Ciò non lascia spazio ad ambiguità o confusione e fornisce un flusso di comunicazione regolare.
- Collaborazione del team di progetto: Una buona comunicazione spesso si traduce in una migliore collaborazione tra i membri del team e aumenta la concentrazione sull'insieme.
- Sessione di kickoff efficace: Un piano di gestione della comunicazione ben organizzato dà un buon inizio ai progetti in quanto taleassicura che il progetto e le metodologie siano discusse e riviste ad alto livello. Una volta assicurato ciò, ulteriori processi di comunicazione sono espressi e concordati dai membri del team che danno loro un quadro chiaro di ciò che accadrà dopo e quale sarà il loro ruolo nel progetto.
Processi di gestione della comunicazione di progetto
L'area di conoscenza della gestione della comunicazione del progetto è composta dai seguenti tre processi:
1. Pianificare la gestione delle comunicazioni
Plan Communication Mangement è il processo iniziale dell'area di conoscenza della gestione della comunicazione del progetto. In questo processo, viene sviluppato un piano sistematico ed efficace per le attività coinvolte nella comunicazione del progetto. Utilizza principalmente le informazioni come i requisiti di ogni singolo stakeholder e team, le risorse organizzative disponibili e le esigenze del progetto. Il processo di gestione della comunicazione del piano viene eseguito a intervalli periodici durante il . Aiuta principalmente nella presentazione tempestiva dei dati rilevanti attraverso un approccio documentato che mantiene gli stakeholder coinvolti in modo efficiente.
La gestione della comunicazione del piano coinvolge vari input, strumenti, tecniche e output che ho elencato nella tabella seguente:
qual è il tag span in html
| Ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|
|
|
2. Gestisci le comunicazioni
Il secondo processo di gestione della comunicazione del progetto è Gestisci comunicazioni che mira principalmente a raccogliere, creare, distribuire, archiviare, recuperare, gestire, monitorare e infine smaltire le informazioni sul progetto in modo appropriato e tempestivo. Viene eseguito durante tutto il ciclo di vita del progetto al fine di fornire un flusso di informazioni semplice ed efficiente dal team di progetto alle parti interessate e viceversa. Questo processo aiuta anche a identificare diversi aspetti della comunicazione efficace insieme a quelli più adatti metodologie , tecnologie e tecniche. Inoltre, consente all'intero sistema di comunicazione di essere più flessibile fornendo spazio per eventuali adattamenti di metodi e tecniche. Aiuta ad accogliere le mutevoli richieste e necessità degli stakeholder senza interrompere il flusso di comunicazione.
Nella tabella seguente ho elencato l'elenco completo di input, strumenti, tecniche e output coinvolti nel processo di gestione delle comunicazioni:
| Ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|
|
|
3. Monitorare le comunicazioni
Monitorare le comunicazioni è il processo finale dell'area di conoscenza della gestione della comunicazione. Questo processo garantisce che tutte le esigenze e i requisiti di informazione del progetto e degli stakeholder coinvolti siano soddisfatti al suo completamento. Viene eseguito in tutto il e aiuta a ottimizzare il flusso delle informazioni secondo la gestione della comunicazione e il piano di coinvolgimento degli stakeholder.
La tabella seguente contiene l'elenco dei vari input, strumenti e tecniche e output coinvolti nel processo finale di gestione della comunicazione del progetto:
| Ingressi | Strumenti e tecniche | Uscite |
|
|
|
Quindi, si trattava di Project Communication Management. Se desideri saperne di più su metodologie di project management o ,puoi controllare il mio ' anche.
Se hai trovato pertinente questo articolo 'Gestione della comunicazione del progetto', consulta il da Edureka, una società di formazione online affidabile con una rete di oltre 250.000 studenti soddisfatti sparsi in tutto il mondo.
Hai domande per noi? Per favore menzionalo nella sezione commenti di questo articolo sulla gestione della comunicazione del progetto e ti risponderemo.