Strumenti di gestione del progetto - Aiuti di aiuto dei responsabili di progetto

Questo articolo di Edureka sugli strumenti di gestione dei progetti parla dell'importanza e dell'utilizzo di vari strumenti di gestione dei progetti utilizzati in vari domini.

Efficiente gestione di progetto è un must quando si parla di progetti di successo. Gestire un progetto su piccola scala è semplice ma le cose diventano davvero impegnative quando le dimensioni del team iniziano a crescere. Gestire simultaneamente tutte le attività e le persone coinvolte in un progetto può rivelarsi un affare complicato. Qui è doveentrano in gioco gli strumenti di gestione del progetto. In questo articolo, discuterò di tutto ciò che devi sapere prima di scegliere i tuoi strumenti di gestione dei progetti.

Di seguito sono riportati gli argomenti di cui parlerò in questo articolo:





Panoramica sulla gestione del progetto

'Il Project Management è la disciplina di avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura del lavoro di un team per raggiungere obiettivi specifici e soddisfare criteri di successo specifici'.

- Wikipedia



In termini più semplici, è il processo di organizzazione e gestione di tutte le attività relative a un progetto. Aiuta nella gestioneun progetto dall'inizio alla fine definita, con l'obiettivo ideale di fornire il risultato nei tempi e nel budget. Un adeguato quadro di gestione del progettoincarna un ciclo di vita del progetto e cinque principali gruppi di processi di gestione del progetto. Questi gruppi di processi raggruppano 10 aree di conoscenza e 49 processi che spesso operano nello stesso periodo su un progetto o con input e output omogenei. Questi gruppi sono:

  1. Avvio: In questo gruppo di processi, l'ambito iniziale del progetto viene definito e le risorse vengono impegnate.
  2. Pianificazione: In questo gruppo di processi,è previsto un livello di dettaglio appropriato per il progetto.
  3. In esecuzione: Questo processogruppoconsiste nei processi che vengono utilizzati per completare il lavoro definito nel piano di gestione del progetto.
  4. Monitoraggio e controllo: Questo gruppo di processi prevede il monitoraggio, la revisione e la regolazione delle prestazioni del progetto.
  5. Chiusura: Questo gruppo di processi è una parte importante della gestione del progetto, eseguita per finalizzare tutte le attività del progetto per il completamento del progetto.

A questo punto, devi aver capito che il Project Management è un processo prolungato. L'intero processo giace esclusivamente sulle spalle di un Project Manager. Gestire e organizzare un progetto non è affatto un compito facile. Se il project manager non è abbastanza esperto, ci sono alte probabilità che il tuo progetto non fornisca il risultato atteso. Al giorno d'oggi, per dimostrare la loro presa e competenza in materia, i project manager spesso optano per certificazioni come PMP. Ho scritto un articolo dettagliato sul a cui puoi fare riferimento per maggiori informazioni.

Ebbene, il concetto di project management risale all'inizio del XIX secolo, ma è stato riconosciuto come una professione distinta a metà del XX secolo. I project manager hanno iniziato utilizzando strumenti tradizionali come carta e penna per tenere traccia delle attività in cui tutto doveva essere fatto manualmente.Ma con il progresso della tecnologia, i project manager ora utilizzano vari strumenti di project management per accelerare e facilitare l'intero processo di lavoro.



Nella prossima sezione di questo articolo, ti fornirò una panoramica completa su cosa sono gli strumenti di gestione dei progetti e su come usarli.

Strumenti di gestione del progetto

Gli strumenti di Project Management sono fondamentalmente i filestrumenti che aiutano un individuo o un team a organizzare efficacemente il lavoro e gestire i progetti. Può essere un software open source oa pagamento che può essere acquistato online.

Poiché la gestione del progetto è un'attività complessa che consiste in molte attività impegnative, gli strumenti di gestione del progetto spesso fungono da aiuto per i responsabili del progetto. Esistono vari tipi di strumenti di gestione dei progetti disponibili sul mercato. Possono essere software automatizzati o azionati manualmente. Come nounico strumento soddisfa tutte le esigenze di gestione del progetto, essendo un project manager, è necessario scegliere uno strumento di gestione del progetto che si adatta meglio al proprio progetto e stile di gestione. Questi strumenti non solo eliminano il carico di lavoro dalla testa del project manager, ma aiutano anche a standardizzare il lavoro e la routine dell'intero team.

Gli strumenti di gestione del progetto sono generalmente definiti dalle diverse funzionalità offerte. Includono, ma non sono limitati a:

Caratteristiche degli strumenti PM - Strumenti di gestione del progetto - Edureka

1. Pianificazione e programmazione

La pianificazione e la programmazione sono caratteristiche importanti di qualsiasi strumento di gestione dei progetti. Per gestire e sincronizzare un team in modo corretto, è molto importante mantenere visibili e distinti i compiti e le responsabilità di ogni membro del team. Un buon strumento di gestione dei progetti ti aiuterà a pianificare e assegnare facilmente le attività ai membri del tuo team, insieme alle date di scadenza. Aiuterà anche a stabilire le priorità e decidere le scadenze. Inoltre, ti avviserà ogni volta che il tuo progetto si avvicina alla data di completamento programmata ma la tua attività è ancora incompleta.

2. Comunicazione e collaborazione

Comunicazione e collaborazionecon il tuo team all'interno di uno strumento senza dover cambiare schermate e software diversisono parti vitali di qualsiasi progetto di successo. Tutti gli strumenti di gestione del progetto sono generalmente dotati di una dashboard in cui il project manager può monitorare il team e l'avanzamento del progetto. Inoltre, i membri del team possono accedere al lavoro degli altri tramite la dashboard. Poche altre funzioni che sono indispensabili per la collaborazione in qualsiasi strumento di gestione del progetto includono la condivisione dello stato, i commenti, il monitoraggio, la cronologia delle versioni ecc.

3. Documentazione

Tenere una documentazione manuale può essere un compito faticoso. Anche con i tuoi migliori sforzi, c'è ancora la possibilità di errori che sicuramente non è una buona notizia per il tuo progetto. Pertanto, gli strumenti di gestione del progetto spesso includono la funzionalità della documentazione in cui aTutte le informazioni sul tuo progetto sono accessibili in un unico posto. Queste informazioni possono includereattività pianificate / completate, dati sulle risorse, informazioni di fatturazione e così via.

4. Gestione delle risorse

L'ottimizzazione delle risorse di un progetto può davvero ridurre i tempi e i costi di completamento del progetto. Pertanto, un'efficiente funzione di gestione delle risorse all'interno del tuo strumento di gestione dei progetti può essere davvero utile e conveniente. Con questo, ottieni una panoramica completa dell'intero costo del progetto che viene ulteriormente suddiviso in costi di varie risorse. Queste risorse possono essere materiali, forze umane, spese, ecc. Quindi, utilizzando uno strumento di gestione del progetto sarai in grado di ottimizzare queste risorse e gestire tutti i processi del progetto in modo efficace.

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5. Stima del rischio

I rischi sono qualcosa che non puoi mai prevedere. A causa di incidenti imprevisti (un disastro naturale, recessione, ecc.), La durata dell'attività del tuo progetto, i suoi progressi, le scadenze, il budget, i partecipanti, ecc. Potrebbero essere influenzati. Un project manager deve essere in grado di calcolare questi tipi di rischi, ma se stai utilizzando uno strumento di gestione dei progetti, deve svolgere questa attività per te. Soprattutto per i progetti di lunga data, possono esserci molti fattori che lo influenzano. Con l'aiuto di questi strumenti, puoi rimanere preparato per qualsiasi rischio che si presenta sulla tua strada e gestire tali situazioni in modo più preciso.

6. Segnalazione

Per un progetto di successo, è necessario avere una visione completa delcarenze e problemi che richiedono un'attenzione e una soluzione immediate. Quando decidi il tuo strumento di gestione del progetto, devi assicurarti che abbia due caratteristiche più importanti che sono report approfonditi e dashboard KPI (Key Performance Indicator). Inoltre, con adeguati strumenti di reportistica, è possibile creare report personalizzabili e raccogliere tutti i dati di progetto inseriti in precedenza.

7. Baseline e stima

Per un progetto,la linea di base deve essere chiaramente definita all'inizio del piano di progetto utilizzando la quale è possibile misurare e confrontare i progressi del progetto. Ora, uno strumento di gestione del progetto deve avere questa funzionalità affinché un manager possa confrontare uno stato delle cose in tempo reale con la stima e analizzare le deviazioni. Ci sono vari strumenti sul mercato che offrono opzioni di base automatiche, quindi mentre scegli il tuo strumento, scegli con saggezza.

Necessità di strumenti di gestione del progetto

1. Approccio standardizzato

Gli strumenti di gestione del progetto guidano l'intero processo di sviluppo del progetto in modo standardizzato. Utilizzando lo strumento, ail project manager può organizzare l'intero processo con modelli e altre supervisioni. Li aiuta a garantire che i progetti procedano nel modo in cui hanno pianificato senza essere deragliati.

2. Monitoraggio

Tenere traccia dell'avanzamento del progetto è molto importante, soprattutto se ha una durata a lungo termine. Il software di gestione dei progetti è specializzato in questa funzionalità e la maggior parte di essi fornisce un sistema di monitoraggio dei progressi delle attività e delle attività in tempo reale. Questi strumenti aiutano a tracciare e monitorare varifasi di un progetto. Possono anche prevedere se il progetto sarà in grado di rispettare la tempistica, seguendo il ritmo attuale. Pertanto, è molto utile rispetto al completamento tempestivo e alla riduzione dei costi di un progetto.

3. Gestione efficiente

Gli strumenti di gestione del progetto forniscono una panoramica completa del progetto che aiuta un project manager ad allineare e definire le priorità delle attività.Con questi, un project manager può essere più organizzato e sistematico in termini di pianificazione, programmazione, monitoraggio dello stato di avanzamento, documentazione, gestione del budget, allocazione delle risorse, gestione del rischio, ecc. Con gli strumenti di gestione del progetto puoi facilmente rimanere nel tuo ambito e monitorare i progressi.

4. Pianificazione del budget efficace

Il budget è una delle principali forze trainanti dietro qualsiasi progetto. Fornire un progetto di successo e tempestivo entro il budget stimato richiede molta pianificazione e controllo. Uno strumento di gestione del progetto deve aiutare un project manager a uscire da questa situazione e pianificare un budget adeguato.

5. Processo decisionale ottimizzato

Con tutto disponibile in un unico posto, gli strumenti di gestione del progetto spesso portano a un migliore processo decisionale. Poiché disponi di tutti i parametri in tempo reale relativi al compito e alle attività del progetto, il fileil processo decisionale diventa migliorato e accurato.

6. Migliore comunicazione

Gli strumenti di gestione del progetto stabiliscono un facile imbuto di comunicazione non solo con i membri interni del progetto ma anche con i membri esterni, come clienti e stakeholder. Utilizzando questi strumenti, il flusso di informazioni diventa chiaro e preciso riguardo a qualsiasi compito o attività riguardante il progetto.

7. Condivisione di documenti

La condivisione dei documenti è un'attività vitale all'interno di qualsiasi progetto e con gli strumenti di gestione del progetto nell'immagine questa operazione diventa semplice. Itconsente alle parti interessate del progetto di trovare documenti, wireframe, specifiche, ecc. più completi per garantire trasparenza e comunicazione.

8. Maggiore soddisfazione del cliente

Con tutto ciò che viene fatto entro gli scopi e il budget forniti insieme alla qualità premium, i clienti sono destinati a essere soddisfatti.Strumenti efficienti di gestione del progetto offrono le funzionalità che consentono a questo rapporto cliente / fornitore di proseguire anche dopo che il progetto è stato completato e consegnato.

I migliori strumenti di gestione dei progetti sul mercato

Di seguito ho elencato i 10 migliori strumenti di Project Management disponibili sul mercato:

1. Wrike

Wrike è un potente software di gestione dei progetti online che fornisce piena visibilità e controllo sulle attività del progetto. È un software pluripremiato per la gestione dei progetti online e aiuta a migliorare la velocità e l'efficienza del lavoro sia nei gruppi co-localizzati che distribuiti.

2. Asana

Asana è un'applicazione per la gestione dei progetti web e mobile progettata per aiutare i team monitorare il loro lavoro. È semplice iniziare, ma abbastanza potente da gestire l'intera attività. Fornisce molte funzionalità che possono aiutare la tua organizzazione e tenere traccia del lavoro in un modo che si adatta al flusso di lavoro di ogni team, fornendo trasparenza e chiarezza ai compagni di squadra.

3. Trello

Trello è un'applicazione di gestione dei progetti basata sul web sviluppata daNebbia torrenteSoftware eèattualmente di proprietà di Atlassian. Dalle startup alle aziende Fortune 500, Trello fornisce la via visivaper consentire ai team di collaborare a qualsiasi progetto. È incredibilmente flessibile e facile da usare. Tiene traccia di ogni dettaglio, che si tratti di un'immagine grande o di un dettaglio minuto utilizzando la gestione in stile kanban.

4. JIRA

jira - Strumenti di gestione del progetto - Edureka

JIRA è uno strumento di gestione dei progetti più comunemente utilizzato per il monitoraggio dei bug e il monitoraggio dei problemi.Usando JIRA tupuò facilmente pianificare, monitorare e gestire i tuoi progetti di sviluppo software agile personalizzando il flusso di lavoro e la collaborazione in team. Fornisce funzionalità speciali per lo sviluppo agile del software che aiuta i team a rimanere concentrati sulla fornitura di valore iterativo e incrementale, il più velocemente possibile, con schede Scrum personalizzabili.

5. Basecamp

Campo base è uno strumento di comunicazione in tempo reale che aiuta i team a rimanere sulla stessa pagina ed èmeno per le tradizionali attività di gestione dei progetti. È un servizio affidabile che offre una configurazione semplice e un breve tempo di apprendimento. Insieme agli elenchi di cose da fare, il calendario, le date di scadenza e le funzioni di condivisione dei file diventa più facile tenere traccia delle priorità e degli elementi utilizzabili.

6. Zoho

Zoho è un software di gestione dei progetti online gratuito che ti consente di rendere più produttivi i tuoi progetti aziendali e di completarli entro un determinato periodo di tempo. Usando Zoho puoi ottenere una visione approfondita congrafici e rapporti mentre si collabora senza problemi con il proprio team, clienti, fornitori o consulenti.

7. Podio

Podio è un servizio di collaborazione basato su cloud fornito da Citrix.Itè uno strumento di collaborazione sociale in cui è possibile creare applicazioni e impostare spazi di lavoro per supportare i flussi di lavoro preferiti e diventare più efficaci. È lo strumento perfetto per migliorare la collaborazione in quanto ti consente di connetterti con i colleghi tramite social network e chat interni.

8. FreedCamp

Freedcamp è uno strumento di gestione dei progetti e un sistema organizzativo basato sul web. Può essere utilizzato da auno o più utenti che collaborano utilizzando il cloud computing. È uno strumento ideale per quelle persone e aziende che vogliono mantenere il controllo dei propri progetti, risorse, budget, tempo, ecc.Freedcamp ti aiuta principalmente a migliorare il tuo flusso di lavoro, determinare i tuoi obiettivi e raggiungere i tuoi obiettivi entro il tempo e il budget specificati.

9. Scoro

Scoro è una soluzione completa che integra tutte le funzionalità necessarie in qualsiasi software di gestione dei progetti. Utilizzando Scoro, puoi gestire l'intera azienda in un unico luogo, ovvero unifica i tuoi sistemi disparati e innumerevoli fogli di calcolo in un unico strumento. È fondamentalmente una soluzione software-as-a-service per servizi professionali e creativi.

10. Microsoft Project

Progetto MS è uno strumento di gestione del portfolio di progetti fornito da Microsoft. Fornisce cloud-basatoe opzioni in sede. Fornisce inoltre gli strumenti di pianificazione integrata che aiutano a organizzare e tenere sotto controllo i progetti, comprese le attività quotidiane e la direzione generale.

Questi erano i 10 migliori strumenti sul mercato. Ci sono più strumenti disponibili sul mercato che vengono utilizzati in vari domini. Con questo, concluderò questo articolo sugli strumenti di gestione del progetto. Spero che ti abbia aiutato ad aggiungere valore alla tua conoscenza. Prima di iniziare con il tuo progetto, puoi fare riferimento a my articolo.

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