Project Risk Management - Sapere come mitigare i rischi

Un rischio è un'incertezza che non può essere evitata ma che può essere sicuramente gestita. La gestione del rischio è molto importante soprattutto quando si tratta di poiché il rischio può avere un impatto positivo o negativo sul progetto. Ma in entrambi i casi, il tuo risultato finale sarà deviato da ciò che hai promesso. Pertanto, la gestione del rischio di progetto diventa un'abilità vitale che ogni project manager deve possedere per garantire il successo dei propri progetti. In questo articolo sulla gestione del rischio di progetto, ti fornirò una visione completa di come i rischi vengono gestiti e gestiti in un progetto.

Di seguito sono riportati gli argomenti che tratterò come parte della gestione del rischio del progetto:

• Introduzione alla gestione del rischio di progetto
• Necessità di Project Risk Management
• Framework di gestione del rischio di progetto
• Strumenti di gestione del rischio di progetto

Se vuoi padroneggiare i concetti di project management e diventare un project manager, puoi dare un'occhiata al nostro istruttore dove questi argomenti sono trattati su un livello più ampio.

Per ora, iniziamo con il nostro articolo.

Gestione del rischio di progetto

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Un rischio è una deviazione dell'incertezza che può portare a risultati indesiderati. In un contesto di project management, se questi rischi diventano realtà, vengono classificati come 'problemi' che devono essere affrontati. Il verificarsi di rischi in qualsiasi progetto può lasciare un effetto positivo o negativo sui suoi obiettivi. Per prevenire qualsiasi tipo di perdita o disturbo, diventa parte integrante di ogni lavoro per avere un adeguato piano di gestione del rischio. La gestione del rischio di progetto si riferisce al processo in cui un project manager cerca di identificare i potenziali rischi in anticipo, analizzarli e quindi prendere le precauzioni adeguate che aiuteranno a ridurre o contenere il rischio. Ora, i rischi possono sorgere in qualsiasi momento del e eseguendo un'appropriata gestione del rischio puoi assicurarti che il tuo progetto rimanga sulla buona strada e raggiunga il suo obiettivo.

Approfondendo la gestione del rischio del progetto, un diverso tipo di progetto può significare cose diverse. Ad esempio, le strategie di gestione del rischio dei progetti su larga scala potrebbero differire da quelle di quelli più piccoli.Potrebbero avere un piano dettagliato per ogni rischio per garantire che le strategie di mitigazione siano sempre aggiornate e allineate, nel caso in cui si verifichino problemi. Considerando che, per i progetti più piccoli, il piano di gestione del rischio è più semplice. Avranno un piano semplice con le attività organizzate in ordine decrescente di priorità nel progetto.

Penso che con questo sia chiaro cosa sia effettivamente la gestione del rischio di progetto. Ora, andiamo oltre in questo articolo e capiamo perché la gestione del rischio è così importante.

Necessità di Project Risk Management

Come ho già accennato, la gestione del rischio del progetto aiuta a prevedere e mitigare i rischi che aiutano a evitare qualsiasi tipo di perdita o conflitto nel progetto. Ma l'ambito della gestione del rischio non finisce qui. Ci sono molti più vantaggi radicali che possono cambiare il risultato completo di un progetto. Di seguito ne ho elencati alcuni:

• Valutazione delle aree problematiche

  Un piano dettagliato di gestione del rischio del progetto ti darà un'immagine chiara del tuo progetto e delle aree problematiche in esso contenute. In questo modo sarai in grado di dirigere la tua attenzione verso gli anelli deboli del progetto, eseguire controlli sanitari, revisioni tra pari e audit per mantenere le prestazioni del progetto.

• Meno sorprese
  

I piani di gestione del rischio forniscono un avviso tempestivo di potenziali rischi o problemi. Ciò consente al team di prepararsi e adottare le misure necessarie per mitigare i problemi prima che si trasformino in problemi gravi e causino danni irreversibili.

• Miglior processo decisionale

Con le informazioni in anticipo sui rischi, l'alta dirigenza è in grado di prendere decisioni migliori ed efficienti. Avranno informazioni in tempo reale sul rischio attraverso un dashboard che fornirà loro continuamente i dati più recenti.

• Comunicazione avanzata

Una gestione efficace del rischio migliora il flusso di comunicazione. Con i rischi rilevati in anticipo, si apre il punto di discussione tra il team coinvolto. Tutte le squadre per unire le loro menti e per parlare delle aree problematiche e gestirne le cause piuttosto che incolparsi a vicenda dopo che il danno è stato fatto.

• Stime accurate del budget

Con la gestione del rischio di progetto mappata nella pianificazione e nella pianificazione dei costi, sarai in grado di prevedere i potenziali problemi. Questo ti aiuterà a mettere da parte un budget di riserva per ciascuno dei domini come costo, tempo, risorse ecc. Con conseguente minor spreco e migliore qualità.

• Elevata percentuale di successo del progetto

Con un efficace piano di gestione del rischio incorporato nel tuo , rafforza la mentalità dell'intero team poiché sa che i rischi vengono gestiti attivamente e le probabilità di fallimento sono molto inferiori.

• Team mirati

Sapendo che i rischi vengono attivamente monitorati e gestiti, i team possono concentrarsi maggiormente sui compiti assegnati. Non solo, la gestione del rischio evidenzia le aree problematiche di un progetto in modo che i team possano affrontarle rapidamente garantendo il successo del progetto.

• Chiara escalation del rischio

Un piano di gestione del rischio sistematico ti darà un'idea precisa di quando un rischio deve essere aumentato al livello senior per consigli e azioni. Ciò aiuterà ad avvisare le persone giuste al momento giusto per analizzare e correggere il rischio.

Ora che hai familiarità con i vantaggi di avere un adeguato piano di gestione del rischio di progetto, andiamo oltre e vediamo il quadro della gestione del rischio.

Framework di gestione del rischio di progetto

Il framework di gestione del rischio è costituito da cinque processi che possono avere diversi gerghi che variano da organizzazione a organizzazione. Di seguito ho elencato in dettaglio tutti e cinque i processi:

1. Identificazione del rischio
2. Analisi quantitativa
3. Analisi qualitativa
4. Pianificare le risposte ai rischi
5. Monitorare e controllare il rischio

Identificazione del rischio

Per risolvere un rischio è molto importante che tu abbia prima informazioni dettagliate su di esso. Ora, come identificate un rischio di progetto? Ebbene, ci sono vari modi in cui è possibile identificare il rischio. Alcuni di loro sono:

• Revisione della documentazione: È una pratica standard e viene utilizzata principalmente per identificare i rischi esaminando i documenti relativi al progetto (lezioni apprese, articoli, risorse organizzative, ecc.).
• Brainwriting: È un modo più efficace rispetto al Brainstorming per approfondire le aree problematiche. Questoè un metodo per rapidamentegenerandoidee dove ilai partecipanti vengono forniti documenti e viene chiesto di scrivere le proprie idee su di esso entro un determinato periodo di tempo.
• Scansione orizzontale: Questa è una tecnica con cui cerchiamo di guardare al futuro per individuare minacce o opportunità che potrebbero sorgere nel nostro progetto.
• Analisi della causa principale: Questo processo viene utilizzato per determinare le cause profonde dei rischi identificati che vengono ulteriormente studiati per identificare rischi aggiuntivi.
• Analisi SWOT: È sinonimo di punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. In questa analisi, vengono identificati possibili punti deboli e minacce per il progetto per determinare i rischi.
• Analisi della lista di controllo: Questa tecnica crea un elenco di controllo delle categorie di rischio che vengono utilizzate per tracciare ulteriormente i rischi aggiuntivi per il progetto.

Una volta che hai finito di identificare i rischi, puoi andare avanti e determinare la possibilità che si verifichi a seguito delle loro conseguenze. Questo ti aiuterà a comprendere la natura del rischio e il livello di impatto che può avere sugli obiettivi e sugli obiettivi del tuo progetto. Inoltre, ogni rischio identificato deve essere registrato nel Registro dei rischi.

Ma ora devi pensare a come analizzare i rischi? Bene, questo può essere fatto utilizzando l'analisi qualitativa e quantitativa che tratterò nelle prossime sezioni di questo articolo.

Analisi qualitativa

L'analisi qualitativa è un'analisi soggettiva in cui i rischi vengono scalati da alto a basso in base a due parametri Probabilità e Impatto. La probabilità è la possibilità che un rischio si manifesti e l'impatto è il grado di effetto che può causare sul tuo progetto. Il grafico sottostante rappresenta la scala di rischio basata su probabilità e impatto.

Analisi quantitativa

L'analisi quantitativa è più focalizzata sul calcolo dei valori numerici della probabilità e dell'impatto del rischio. Questo può essere analizzato con varie tecniche come valore monetario atteso, analisi di sensibilità, alberi decisionali, dati storici, giudizio di esperti, interviste, ecc. Ciò aiuterà il team di gestione del progetto a ordinare le attività in base alla loro priorità.

Pianificare le risposte ai rischi

Ora che sai quali sono i rischi che possono sorgere nel tuo progetto, devi decidere un piano che dichiari cosa faraiogni rischio, meglio noto come piano di emergenza. Nota che il tuo piano di emergenza sarà allineato e incorporato nel tuo . Pertanto, è necessario disporre di un budget di riserva per tempo, risorse e denaro. Ma comunque tu provi, non c'è niente come un perfetto piano di gestione del rischio che non richiede alcuna iterazione. Una volta messo in atto il tuo piano di gestione del rischio, ti ritroverai con un altro piano per verificare che non siano stati introdotti nuovi rischi. Quindi questa fase continua fino alla fine, e alla fine del progetto potresti ancora avere dei rischi secondari o residui.

Monitorare e controllare i rischi

Il tuo compito non si esaurisce con l'implementazione del piano di gestione del rischio. Poiché i rischi non sono statici e hanno la tendenza a trasformarsi, evolversi, riapparire o generarsi in qualsiasi momento del ciclo di vita del progetto, è necessario tenerli costantemente d'occhio. Uno dei modi più semplici per farlo è rivedere periodicamente il registro dei rischi che contiene il registro di tutti i rischi identificati. È necessario monitorare da vicino lo stato di avanzamento del progetto e identificare la probabilità di potenziali rischi. Il tuo piano di risposta al rischio sarà considerato efficace ed efficace solo se si attiva ogni volta che si verifica un rischio. Ma possono sempre esserci casi eccezionali, in cui il tuo piano di emergenza non funziona. In questo tipo di situazioni, è necessario avere un piano di backup pronto nella manica, meglio noto come piano di riserva. Questo ti darà una doppia sicurezza contro i rischi e ridurrà la percentuale di perdita al minimo.

Quindi, tutto riguardava il processo di gestione del rischio. Dopo aver appreso il processo completo, potresti pensare che la gestione del rischio sia un processo complesso e prolungato. Beh, a dirti la verità, lo è davvero e per un project manager lo diventatroppo ingombrante per gestirlo da solo. È qui che entrano in gioco vari strumenti di gestione del rischio e salvano il project manager da tutti questi problemi.

Strumenti di gestione del rischio di progetto

Secondo un sondaggio condotto da PMI, quasi l'86% delle organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore, utilizza metodi di gestione del rischio. Con i progressi della tecnologia e tutto ciò che è diventato digitale, i project manager hanno iniziato a integrare strumenti / software di gestione del rischio digitale nella loro gestione dei progetti. Di seguito ho elencato gli strumenti preferiti dai project manager di tutto il mondo:

• nTask

nTask è un vero e proprio strumento di gestione del progetto che consente un'efficace segnalazione del rischio, facile visibilità, calcolo dell'impatto esatto del rischio, riepilogo della matrice di rischio con generazione automatica ecc

• Risolvere

Resolver si concentra principalmente sul progettofasi di pianificazione e preparazione del rischio e incorpora vantaggi come valutazione efficace, report personalizzabili, approfondimenti in tempo reale, gestione degli incidenti, analisi della prioritizzazione del rischio, inventario del recupero del rischio, gestione della risposta al rischio, ecc.

• TimeCamp

TimeCamp è fondamentalmente uno strumento di monitoraggio del tempo che fornisce funzionalità come la determinazione dei potenziali rischi finanziari, la valutazione del rischio di gestione del tempo, i rischi di frenare ecc.

• completare

Integrum è considerato uno dei migliori strumenti di gestione del rischio incentrato principalmente sulla salute e la sicurezza di un progetto. Offre vantaggi come l'identificazione del rischio, l'ottimizzazione del business, la business intelligence, ecc.

• Qualys

Qualys è uno strumento avanzato di gestione del rischio che offre vantaggi quali scansione delle vulnerabilità, scansione e rilevamento di malware, protezione dalle minacce, ecc.

Questo ci porta alla fine di questo articolo sulla gestione del rischio di progetto. Questo blog ha trattato solo un processo coinvolto nella gestione del progetto. Se desideri saperne di più su o puoi controllare anche i miei altri articoli.

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