Gestione dei costi di progetto: sapere come gestire i budget

Questo articolo sulla gestione dei costi di progetto copre una delle 10 aree di conoscenza del framework di gestione dei progetti. Imparerai vari processi, input, strumenti e tecniche e output coinvolti in esso.

Il costo è uno degli aspetti principali che spinge un progetto verso il successo. Pertanto, è molto importante garantire che vi sia una quantità sufficiente di fondi in entrata, dalle fonti corrette al momento giusto, per soddisfare tutti i requisiti del progetto. Così utilizzare un approccio sistematico per gestire le spese di costo complessive in un progetto, comunemente noto come Project Cost Management. Attraverso questo articolo, ti fornirò una spiegazione dettagliata di cos'è esattamente la gestione dei costi, come viene eseguita e quali sono i processi coinvolti in essa.

In questo articolo sulla gestione dei costi di progetto, ti guiderò attraverso i seguenti argomenti:





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Gestione dei costi di progetto

Il Project Cost Management è una delle dieci aree di conoscenza che pongono le basi della gestione del progetto.Secondo ,



Il Project Cost Management include i processi coinvolti nella pianificazione, stima, budget, finanziamento, finanziamento, gestione e controllo dei costi in modo che il progetto possa essere completato entro il budget approvato.

Gestione dei costi - Gestione dei costi di progetto - EdurekaLa gestione dei costi di progetto è particolarmente interessatail costo delle varie risorse necessarie per completare le attività del progetto. Assiste il project manager nella previsione delle spese di progetto e quindi nell'adozione di azioni precauzionali per mitigare le possibilità di spese eccessive. La gestione dei costi agisce come un processo ombrello che copre l'intero , a partire dalla sua fase di progettazione iniziale fino al suo completamento e alla consegna.

Il costo è generalmente stimato durante la fase di pianificazione del progetto e deve essere approvato dalla direzione superiore prima che inizi l'esecuzione. Man mano che il progetto entra gradualmente nella fase di esecuzione, tutte le spese effettuate vengono tracciate e adeguatamente documentate per mantenere le spese entro il budget concordato. Dopo il completamento del progetto, questo documento viene quindi utilizzato per confrontare le deviazioni tra i costi previsti e quelli effettivamente sostenuti. Questi risultati vengono ulteriormente utilizzati come riferimento per i piani futuri di gestione dei costi e il budget.

Quando si parla di costo, in termini di gestione del progetto, possono esserci cinque tipi di costi sostenuti:



  1. Costo fisso: I costi fissi sono quei tipi di costi che sono statici e non fluttuano durante il ciclo di vita del progetto.
  2. Costo variabile: I costi variabili sono i costi che hanno un'elevata tendenza a variare a seconda della durata di un progetto.
  3. Costo diretto: I costi diretti sono il tipo di spese direttamente collegate al budget del progetto.
  4. Costo indiretto: I costi indiretti sono quei costi che non sono particolarmente legati al tuo progetto ma sono condivisi tra più progetti.
  5. Costo irrecuperabile: I costi irrecuperabili sono i costi già sostenuti, ma che non sono riusciti a generare alcun valore per gli obiettivi del progetto.

Diimplementando un'efficace gestione dei costi di progetto, otterrai una baseline dei costi che ti aiuterà a gestire meglio tutti i costi sopra menzionati. Ti darà una direzione adeguata per un migliore processo decisionale ed eviterà di superare il budget del progetto.

Nella prossima sezione di questo articolo sulla gestione dei costi di progetto, parlerò dei vantaggi di cui puoi usufruire con la gestione dei costi.

Vantaggi della gestione dei costi

L'elenco dei vantaggi derivanti dall'inclusione della gestione dei costi nel file quadro è piuttosto lungo. Ne ho scelti alcuni tra i più intriganti:

  • Controlla i costi dei processi / attività specifici che a loro volta aiutano a ottenere il controllo sul costo aziendale completo.
  • Con una corretta gestione dei costi, sarai in grado di stimare con precisione le spese future e quindi impegnarti per generare i ricavi previsti.
  • La gestione dei costi aiuta a predefinire le spese di tutte le attività del progetto che vengono poi mantenute come record aziendali.
  • Previene la spesa eccessiva su qualsiasi componente aziendale e quindi mantiene l'equilibrio di bilancio.
  • Ti aiuta a dare la priorità alle attività del tuo progetto limitando rigorosamente il flusso finanziario. Per questo motivo, ti concentrerai maggiormente sulle attività effettivamente necessarie nel progetto.
  • Riduce anche le spese extra in quanto tutte le spese devono essere approvate dal manager prima di essere effettivamente effettuate.

Processi di gestione dei costi di progetto

Il Project Cost Management è una delle aree di conoscenza più importanti. Comprende i seguenti 4 processi:

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  1. Pianificare la gestione dei costi
  2. Stima dei costi
  3. Determina il budget
  4. Costi di controllo

1. Pianificare la gestione dei costi

La gestione dei costi di pianificazione è il processo iniziale di gestione dei costi di progetto in cui definirai come i costi del progetto verranno stimati, preventivati, gestiti, monitorati e controllati. In generale, tecniche come WBS (Work Breakdown Structures) o dati storici di progetti simili vengono utilizzati per definire i requisiti di risorse di costo che includono il tempo, materiale, manodopera, attrezzatura ecc.Questo processo fornisce una descrizione approssimativa del numero di risorse coinvolte e mostra il percorso ottimale per gestire i costi del progetto in tutto il . Pertanto, il processo di gestione dei costi del piano viene eseguito in un punto specifico predefinito del progetto.

Di seguito ho elencato i vari input, strumenti, tecniche e output coinvolti in questo processo:

Ingressi Strumenti e tecniche Uscite
  1. Carta del progetto
  2. Piano di gestione del progetto
    • Piano di gestione della pianificazione
    • Piano di gestione del rischio
  3. Fattori ambientali aziendali
  4. Asset dei processi organizzativi
  1. Giudizio di esperti
  2. Analisi dei dati
  3. Riunioni
  1. Piano di gestione dei costi

2. Stimare i costi

Questo è il secondo processo del piano di gestione dei costi del progetto che aiuta a stimare il costo delle risorse necessarie per il completamento del progetto. Poiché il costo è una variabile importante che garantisce il successo del progetto, è necessario prestare molta attenzione durante la produzione dell'importo stimato del costo totale del progetto. Durante tutto il ciclo di vita del progetto, questo processo viene eseguito a intervalli periodici. UN utilizza vari metodi per stimare i costi a seconda della quantità di informazioni disponibili.

Ho elencato gli input, gli strumenti, le tecniche e gli output coinvolti nel processo di stima dei costi:

Ingressi Strumenti e tecniche Uscite
  1. Piano di gestione del progetto
    • Piano di gestione dei costi
    • Piano di gestione della qualità
    • Scope Baseline
  2. Documenti di progetto
    • Registro delle lezioni apprese
    • Programma del progetto
    • Requisiti delle risorse
    • Registro dei rischi
  3. Fattori ambientali aziendali
  4. Asset dei processi organizzativi
  1. Giudizio di esperti
  2. Stima analoga
  3. Stima parametrica
  4. Stima bottom-up
  5. Stima in tre punti
  6. Analisi dei dati
    • Analisi alternativa
    • Analisi delle riserve
    • Costo della qualità
  7. Sistema informativo di gestione del progetto
  8. Il processo decisionale
    • Voto
  1. Stima dei costi
  2. Base delle stime
  3. Aggiornamenti del documento di progetto
    • Registro delle assunzioni
    • Registro delle lezioni apprese
    • Registro dei rischi

3. Determinare il budget

Determina il budget è il terzo processo di questa Area di conoscenza in cui viene sommato il costo stimato delle singole attività o attività per tracciare la previsione dei costi. La previsione dei costi del budget include tutti i fondi autorizzati che sono essenziali per l'esecuzione del progetto. Questo budget include fondamentalmente varie riserve di contingenza, pur mantenendo le riserve di gestione lontano dalla baia. La previsione dei costi è un budget programmato in base al tempo autorizzato che viene utilizzato come punto iniziale per il monitoraggio e il calcolo delle prestazioni e dell'avanzamento del progetto. Questo processo viene eseguito in punti specifici di un progetto che sono generalmente predefiniti.

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La tabella seguente contiene i vari input, strumenti, tecniche e output coinvolti in questo processo:

Ingressi Strumenti e tecniche Uscite
  1. Piano di gestione del progetto
    • Piano di gestione dei costi
    • Piano di gestione delle risorse
    • Scope Baseline
  2. Documenti di progetto
    • Base delle stime
    • Stima dei costi
    • Programma del progetto
    • Registro dei rischi
  3. Documenti aziendali
    • Caso aziendale
    • Piano di gestione dei vantaggi
  4. Accordi
  5. Fattori ambientali aziendali
  6. Asset dei processi organizzativi
  1. Giudizio esperto
  2. Aggregazione dei costi
  3. Analisi dei dati
    • Analisi delle riserve
  4. Revisione delle informazioni storiche
  5. Riconciliazione del limite di finanziamento
  6. Finanziamento
  1. Baseline dei costi
  2. Requisiti di finanziamento del progetto
  3. Aggiornamenti dei documenti di progetto
    • Stima dei costi
    • Programma del progetto
    • Registro dei rischi

4. Costi di controllo

Il controllo dei costi è il processo finale della gestione dei costi di progetto che si occupa principalmente della misurazione delle varianze dei costi effettivi rispetto alla linea di base proposta. Qui vengono implementati vari metodi e procedure per tenere traccia delle prestazioni e delle spese del progetto rispetto al tasso di avanzamento. Nel frattempo, tutte queste variazioni vengono registrate e confrontate con la previsione dei costi effettivi. Qui, il processo di controllo dei costi sarà responsabile della spiegazione del motivo della varianza e assisterà ulteriormente il project manager nell'adozione di azioni correttive per sostenere i costi minimi. Quindi si può concludere che tramite il processo di controllo dei costi, a può controllare le spese dell'intero progetto e chiuderlo entro il budget concordato.

Il processo di controllo dei costi fa uso di vari input, strumenti, tecniche e output, che ho elencato nella tabella seguente:

Ingressi Strumenti e tecniche Uscite
  1. Piano di gestione del progetto
    • Piano di gestione dei costi
    • Baseline dei costi
    • Valutazione della prestazione
      Baseline
  2. Documenti di progetto
    • Registro delle lezioni apprese
  3. Requisiti per il finanziamento del progetto
  4. Dati sulle prestazioni di lavoro
  5. Asset dei processi organizzativi
  1. Giudizio di esperti
  2. Analisi dei dati
    • Analisi del valore realizzato
    • Analisi degli scostamenti
    • Analisi delle tendenze
    • Analisi delle riserve
  3. Indice delle prestazioni da completare
  4. Sistema informativo di gestione del progetto
  1. Informazioni sulle prestazioni lavorative
  2. Previsioni dei costi
  3. Cambia richieste
  4. Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
    • Piano di gestione dei costi
    • Baseline dei costi
    • Valutazione della prestazione
      Baseline
  5. Aggiornamenti dei documenti di progetto
    • Registro delle assunzioni
    • Base delle stime
    • Stima dei costi
    • Registro delle lezioni apprese
    • Registro dei rischi

Con questo, arriviamo alla fine di questo articolo sulla gestione dei costi di progetto. Ci sono 10 aree di conoscenza nel framework di gestione del progetto e la gestione dei costi era solo una di queste.Se desideri saperne di più su o ,puoi controllare il mio ' anche.

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